Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

PROKOM GmbH Dokumentenmanagement

Elektronische Archivierung bietet transparente, rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage von Dokumenten, Mails und Unternehmensinformationen. Die Verbesserung des Workflows im Unternehmen ist ein wesentlicher Vorteil von Dokumentenmanagement-Systemen. Automatisierter Versand und Empfang von Rechnungen und Dokumenten, inkl. Übergabe relevanter Daten an Drittsysteme per Schnittstelle erleichtern die tägliche Arbeit und lassen mehr Zeit für die eigentlichen unternehmerischen Aufgaben.

Elektronische Archivierung bietet transparente, rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage von Dokumenten, Mails und Unternehmensinformationen.

Die Verbesserung des Workflows im Unternehmen ist ein wesentlicher Vorteil von Dokumentenmanagement-Systemen. Automatisierter Versand und Empfang von Rechnungen und Dokumenten, inkl. Übergabe relevanter Daten an Drittsysteme per Schnittstelle erleichtern die tägliche Arbeit und lassen mehr Zeit für die eigentlichen unternehmerischen Aufgaben.

Ein Dokumentenmanagementsystem einschließlich Archivierung bietet neben der Papierersparnis auch einen bequemere Umgang mit den Dokumenten innerhalb Ihrer Unternehmung.

Durch gesetzliche Vorgaben müssen verschiedene handelsrechtliche und steuerrechtliche Dokumente aufbewahrt werden. Dies geschah und geschieht auch in Bergen von Ordnern. Ein elektronisches System ist daher eine gute, preisgünstige und platzsparende Lösung. Neben dem automatischen Versand von Dokumenten kann auch beispielsweise eine automatische Prüfung von mehreren Personen eingerichtet werden, sollte eine bestimmt Rechnungssumme übersteigen.

Das von PROKOM eingesetzte E-Mail-Management ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral recherchierbar und besonders sicher aufbewahrt werden. Einzigartig ist hierbei die automatische Verknüpfung zu bestehenden Abläufen und Workflows.

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen.

Ein Dokumentenmanagementsystem einschließlich Archivierung bietet neben der Papierersparnis auch einen bequemere Umgang mit den Dokumenten innerhalb Ihrer Unternehmung. Durch gesetzliche Vorgaben müssen verschiedene handelsrechtliche und steuerrechtliche Dokumente aufbewahrt werden. Dies geschah und geschieht auch in Bergen von Ordnern. Ein elektronisches System ist daher eine gute, preisgünstige und platzsparende Lösung. Neben dem automatischen Versand von Dokumenten kann auch beispielsweise eine automatische Prüfung von mehreren Personen eingerichtet werden, sollte eine bestimmt Rechnungssumme übersteigen.

Das von PROKOM eingesetzte E-Mail-Management ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral recherchierbar und besonders sicher aufbewahrt werden. Einzigartig ist hierbei die automatische Verknüpfung zu bestehenden Abläufen und Workflows. Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Exportfunktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen.

Effiziente und transparente Prozesse etablieren und die Kompatibilität mit externen Geschäftspartnern sicherstellen – das wird in modernen Unternehmen immer wichtiger. Die richtige Information zur richtigen Zeit in gewünschter Form am richtigen Ort ist das Ziel.

Die Funktionen im Überblick

Archivierung

Digitale Archivierung bietet im Vergleich zum klassischen Dokumentenbearbeitung /-ablage eine Reihe von Vorteilen. Die frühzeitige Erfassung ermöglicht die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten und verkürzt Prozessdurchlaufzeiten.  Der Wegfall der Ordnerablage für die meisten Dokumente verringert den Platzbedarf und Aufwand für die manuelle Ablage.

Belegerkennung

Um wiederkehrend anfallende Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet das Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest. Belegdaten wie Nummer oder Betrag werden automatisch „befüllt“.

Dokumentenbearbeitung

Die integrierte OCR / Capture ermöglicht die automatische Befüllung von Attributen. Attribute können frei definiert werden. Fügen Sie Stempel und Notizen hinzu. Positionen können mit Kostenstellen etc. versehen oder einfach „abgehakt“ werden.

E-Mail-Management

Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Belege und die rechtskonforme Archivierung. Unser E-Mail-Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Integration

Zahlreiche Funktionalitäten und Tools ermöglichen die individuelle Konfiguration des Systems. Daher gibt es nahezu unbegrenzte Möglichkeiten in die bestehende Infrastruktur und Anwendungen zu integrieren. Aufgrund der Verknüpfungen können viele weitere Möglichkeiten, so auch direkt aus Microsoft Office, CRM und ERP-Systemen auf die archivierten Dokumente zuzugreifen.

Integrierter Workflow

Der Standard ist ein integriertes Workflow-Modul zur effektiven Steuerung von Dokumenten und Prozessen. Dieses sorgt für automatisiert Geschäftsprozesse und einen jederzeit reibungslosen Informationsfluss. Alle Schritte sind transparent. Der Status ist jederzeit nachvollziehbar.

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